Ifolor on tunnettu siitä, että se hyödyntää uusinta teknologiaa tarjotakseen ensiluokkaisia valokuvauspalveluja asiakkailleen 15 Euroopan maassa. Se päätti noudattaa samoja periaatteita oman taloushallintonsa uudistamisessa ja aloitti siirtämällä toiminnanohjauksensa pilveen Microsoft Dynamics 365 -järjestelmällä. Seuraavaksi yhtiö käänsi katseensa ostolaskuprosessin automatisointiin. Se arvioi tiukasti eri vaihtoehtoja ja vertaili puolen tusinaa ratkaisua ennen kuin valitsi Dooapin.

"Dooap-ratkaisu täytti kaikki vaatimuksemme ja tarjosi vielä enemmän. Dooap oli yksi ensimmäisistä, joka on toteuttanut nykyaikaisen ostolaskuratkaisun Microsoft Azuren avulla, ja se näkyi ratkaisun monipuolisessa toiminnallisuudessa. Dooap integroituu saumattomasti Dynamics 365:n kanssa ja sen vankat mobiiliominaisuudet antavat tiimillemme mahdollisuuden työskennellä mistä tahansa. Lisäksi, koska Dooap toimii SaaS-palveluna, se on helppo ottaa käyttöön ja hallita, joten IT-osaston ei tarvitse edes osallistua ylläpitoon", sanoi Christian Donhauser, Ifolorin konsernitason liiketoimintasovellusten johtaja.

Donhauserin mukaan toinen keskeinen etu on, että Dooapin kustannukset ovat läpinäkyvät ja käyttö on kustannustehokasta, koska asiakkaat maksavat vain käyttämästään palvelusta.

Projektin tiedot

16 000

Laskua vuosittain

80%

Laskun käsittelyajan lyheneminen

Sveitsi, Suomi

Paikka

Valokuvatuotteet

Toimiala

Maailmanlaajuiset toiminnot huipputeknologian avulla

Globaalina organisaationa Ifolor halusi keskittää ja standardoida ostoreskontratoimintonsa. Ennen Dooapia yhtiön kaksi ostolaskujen käsittelykeskusta Sveitsissä ja Suomessa käyttivät erilaisia menetelmiä laskujen käsittelyyn. Sveitsin toiminta oli manuaalista, ja ostoreskontran henkilöstö syötti laskutiedot käsin. Käsittely oli aikaa vievää ja kallista, ja sitä vaivasivat epätarkkuudet ja viivästykset kadonneiden ja puuttuvien laskujen vuoksi. Suomen toiminnot oli osittain automatisoitu, ja ne hyödynsivät paikallista ohjelmistoa, joka oli kuitenkin paitsi hankala asentaa yksittäisiin tietokoneisiin myös vaikea ylläpitää, koska käyttöliittymät ja integraatiot vaativat räätälöityä kehittämistä.

Ifolor thumbnail
Ifolor thumbnail

Dooap-ostolaskuautomaation avulla Ifolor perusti keskitetyt ja standardoidut ostolaskutoiminnot kahteen käsittelykeskukseen vastaamaan maailmanlaajuisia tarpeita. Yksinkertainen integrointi D365 Financen kanssa varmistaa virtaviivaisen prosessin laskun vastaanottamisesta maksuun asti, mikä säästää organisaation aikaa ja kustannuksia.

Helppo perehdytys, luotettava tuki

"Dooapin perehdytys oli todella helppoa. Koska ostolaskuautomaatio toimitetaan Microsoft Azure -tekniikan avulla, sen asentaminen, testaaminen ja käyttöönotto kävivät helposti, samoin kuin integrointi D365 Finance -järjestelmäämme. Saimme niin asiakastuen kuin käyttökoulutuksen yhdestä pisteestä, ja käyttäjät koko organisaatiossamme saivat Dooapin ja sen edut helposti käyttöönsä”, Donhauser sanoi.


Kun perehdytys oli tehty, Ifolorin taloustiimi pystyi helposti – ilman IT:n tukea – huolehtimaan tarvittavista muutoksista kuten hyväksyntäkiertojen tai tiliöintien muuttamisesta vastaamaan organisaatio- tai prosessimuutoksia.


Toinen ominaisuus, jota tiimi arvosti, on järjestelmän hyödyntämä tunnistautuminen. Kertakirjautuminen lisää entisestään ratkaisun helppokäyttöisyyttä ja tarjoaa korkean turvallisuustason. Sen avulla käyttäjät voivat helposti käyttää Dooapia, kun he ovat kirjautuneet Ifolorin Windows-järjestelmään tai ERP-järjestelmään.

Koko organisaatio kiittelee Dooapia

Kadonneet laskut ja maksuviivästykset ovat nyt menneisyyttä. Ifolor pystyy käsittelemään laskut nopeammin ja maksamaan toimittajille ajoissa. Nyt yrityksellä on katkeamaton kirjausketju ja helppo tapa löytää ja tarkastella aiempia laskuja.


"En tiedä, mitä olisimme tehneet ilman Dooapia pandemian aikana. Kaikkien oli työskenneltävä kotoa käsin, ja manuaalisilla tai vanhentuneilla ostolaskujärjestelmillä olisi ollut lähes mahdotonta hallita laskujen kiertoa ja saada laskut käsiteltyä ajoissa. Dooapin mobiilisovelluksen ansiosta säilytimme normaalin työtahdin", Donhauser sanoi.