Talvella 2021 Inlook käynnisti Microsoft Dynamics AX2012 -järjestelmänsä päivityksen pilvipohjaiseen D365:een. Vuodessa läpiviedyn – korona-aikana pääasiassa etätyönä toteutetun – projektin jälkeen uusi järjestelmä otettiin käyttöön maaliskuussa 2022. Osana ERP-päivitystä Inlook päätti uusia myös ostolaskujärjestelmän ja valitsi D365:een saumattomasti integroituvan Dooapin. Projekti piti sisällään neljä Suomessa toimivaa konserniin kuuluvaa yritystä.

”Halusimme D365:n kanssa käsi kädessä toimivan ostolaskuratkaisun, jota voi käyttää myös mobiililla”, sanoo Sanna Leskinen, Inlookin konsernipalveluiden päällikkö. Hän jatkaa kertoen, että Inlookin aiempi ratkaisu toimi vain tietokoneella ja VPN:llä, eli laskujen hyväksyntään piti aina  erikseen ”ryhtyä”. Se ei enää riittänyt, koska laskujen hyväksyjät työskentelevät pääasiassa työmailla ja harvemmin toimistolla, ja Dooapin mobiliisovelluksella hyväksyntä hoituu helposti, kuitenkaan esimerkiksi tietoturvaa unohtamatta. Taloushallinnon näkökulmasta Leskinen arvostaa sitä, että Dooapin avulla pystyy saavuttamaan kattavamman automaation. ”Halusimme eroon niin sanotusta 'palikkaduunista' niin, että tietokone hoitaa rutiinit, ja käyttäjien työaikaa vapautuu johonkin fiksumpaan.”

Inlookilla on noin 40 000 ostolaskua vuodessa. Suurin osa niistä tulee verkkolaskuina ja loput käytännössä pdf-muodossa sähköpostilla. Leskinen kuvaa e-laskujen menevän suoraan Dooapiin, ja pdf-laskut imaistaan sinne myös helposti.

Toiminnanohjausjärjestelmän päivitystä Leskinen pitää myös mahdollisuutena tarkistaa yrityksen prosessit ja toimintatavat kuntoon ja puhdistaa rekistereitä. Inlook teki joitakin muutoksia esimerkiksi tilikarttaan ja dimensioihin. Leskinen pitää hyvänä sitä, että näitä muutoksia ei enää tarvinnut tehdä Dooapissa lainkaan, kun masterdatat on D365:ssa kertaalleen asetettu. Hän kannustaa ERP-päivitykseen ryhtyviä organisaatioita olemaan realisteja ja varaamaan aikaa prosessien suunnitteluun ja projektinjohtoon. Inlookin projektiryhmä teki projektin oman toimensa ohessa, ja projekti toteutui suunnitellussa aikataulussa sekä budjetissa. Leskinen nostaa esiin myös toimittajan ammattitaitoisen ja sitoutuneen projektiryhmän, jonka kanssa yhteistyö oli tavoitteellista ja sujuvaa.

Sanna Leskinen kertoo käyttäjiltä tulleen erittäin hyvää palautetta Dooapista. Itse ohjelmiston käyttöönotto sujui nopeasti ja vaivattomasti, ja se saatiin tuotantoon muutama päivä etuajassa. ”Käyttäjillämme oli mobiiliappit jo ladattuna, ja he pääsivät nopeasti vauhtiin. Mobiili on ehdoton, sillähän voi tehdä kaiken saman minkä tietokoneellakin. Odottelet, että teevesi kiehuu ja laitat samalla pari laskua eteenpäin”, hän naurahtaa. Noin 100:n Dooapia käyttävän henkilön tuli jokaisen osallistua kahteen puoli tuntia kestäneeseen koulutukseen, ja lisäksi käyttäjiä on tuettu käyttöohjeella sekä Teamsissä pidetyillä vinkkisessioilla.

Erityisenä edistysaskeleena Sanna Leskinen nostaa Dooapin analytiikan, joka on hänestä aivan eri tasolla kuin aiemmassa ratkaisussa. Hän kertoo olevansa vasta alkutaipaleella sen hyödyntämisessä, koska tarjolla on paljon hyödyllistä. Prosessikontrolli toimii, kun ratkaisusta näkee helposti, missä laskut kulkevat tai jumittavat. Myös laskujen hyväksyjät hyötyvät analytiikasta esimerkiksi projektien hallinnassa, kun historiatieto on saatavilla paljon aiempaa helpommin.